Компенсація комунальних послуг орендарем: як визначити ПДВ

Три моделі розрахунків

Перевірено станом на 17 жовтня 2026 року. Перша модель: орендар має прямі договори з комунальними постачальниками й платить їм за власне споживання. Друга: орендодавець оплачує ресурси, а орендар компенсує погоджену частину у складі орендної послуги. Третя: відносини щодо постачання ресурсів оформлені окремою операцією. ПДВ визначають за змістом операції й статусом сторін, а не лише назвою рахунка. Ця стаття стосується насамперед звичайної комерційної оренди, а не всіх спеціальних енергетичних режимів.

Що говорить чинна база оподаткування

Пункт 188.1 ПКУ включає до договірної вартості кошти, передані у зв’язку з компенсацією вартості товарів/послуг. ДПС у роз’ясненні 16 січня 2026 року також пояснює включення компенсації окремих витрат орендодавця до вартості оренди. Тому відсутність у тексті договору слова «ПДВ» або окрема платіжна інструкція не створюють податкового звільнення. Водночас не можна вважати кожну суму, отриману власником приміщення, оплатою саме його послуги без аналізу правовідносин.

Бюджетна установа — окрема перевірка

У пункті 188.1 є виняток щодо відшкодування орендодавцю — бюджетній установі витрат на утримання орендованої нерухомості, комунальні послуги та енергоносії. Він не означає звільнення самої орендної плати й не поширюється автоматично на будь-яке державне або комунальне підприємство. Спочатку підтвердьте саме статус установи та відповідність платежу умовам винятку. Для комерційного орендодавця не застосовуйте цей висновок лише через сусідство з бюджетною організацією.

Які умови зафіксувати в договорі та розрахунку

1. Хто уклав договір із постачальником і хто є споживачем/одержувачем послуги; хто фактично отримує компенсацію.
2. Який період споживання, показники лічильників, площа або інший погоджений спосіб розподілу між орендарями.
3. Чи визначено суму без ПДВ, ПДВ окремо або підсумок з ПДВ; як уточнюється попередній розрахунок після остаточного рахунка.
4. Яким документом оформлюють надану послугу й розрахунок компенсації; як він пов’язаний із рахунком постачальника.
5. Чи є спеціальний податковий режим, що змінює загальний підхід; хто перевіряє актуальність номенклатури, ставки й коду в ПН.

Приклад без подвійного нарахування

Умови договору: орендна послуга 20 000 грн без ПДВ, погоджена компенсація комунальних витрат у складі цієї послуги 3 000 грн без ПДВ; звичайна ставка 20%, без спеціальних винятків. Загальна база: 20 000 + 3 000 = 23 000 грн. ПДВ — 4 600 грн; підсумок — 27 600 грн. Якщо сторони натомість погодили саме кінцеву суму компенсації 3 600 грн з ПДВ, її ПДВ-частина становить 3 600 × 20 ÷ 120 = 600 грн. Не додавайте ще 20% до суми, яка вже за договором містить ПДВ.

Перед складанням ПН

Зіставте компенсацію з документом про орендну чи окрему операцію та її першою подією. Правило пункту 187.1 не дозволяє чекати довільної «зручної» дати, якщо подія вже відбулася. Точне оформлення окремого постачання ресурсів, касовий метод та спеціальні енергетичні правила аналізують окремо. Не переносіть до поточної ПН старі коди або посилання на Господарський кодекс зі скасованої відповіді ЗІР.

Типові помилки

1. Вважати компенсацію неоподатковуваною лише тому, що вона надходить окремо від орендної плати.
2. Нараховувати ПДВ удруге на вже погоджену кінцеву суму без перевірки договору.
3. Розподіляти один рахунок постачальника між орендарями в сумі, більшій за обґрунтований розрахунок.
4. Застосовувати бюджетний виняток до будь-якого підприємства державної форми власності.
5. Цитувати архівну відповідь ЗІР як чинну, не перевіривши дату її дії.

Поширені запитання

1. Чи зникає ПДВ за окремого договору? Ні, сама окремість договору не усуває можливого об’єкта постачання.
2. Чи кожен неплатник ПДВ повинен виписувати ПН? Ні. Спочатку встановлюють податковий статус та наявність обов’язку реєстрації, а не лише факт отримання компенсації.
3. Чи достатньо рахунка за електроенергію? Для обліку взаєморозрахунків потрібні також договірна підстава, розподіл і належне документування операції між сторонами.