Списання товарів і компенсуючий ПДВ: підстава, база та документи

Спочатку визначте, що саме списується

Матеріал перевірено станом на 19 жовтня 2026 року. Запаси, основні засоби, повернення постачальнику та безоплатне постачання мають різні податкові сценарії. Назва акта «списання» не встановлює ПДВ-наслідок. Для запасів з’ясуйте, чи були вони придбані з ПДВ, коли це відбулося, як планувалися й фактично використовувалися та чим підтверджено втрату придатності. Для придбань до 1 липня 2015 року ПКУ містить окрему умову щодо включення ПДВ до кредиту.

До оформлення списання: шість контрольних запитань

1. Що відбулося фактично: псування запасу, нестача, повернення продавцю, передача іншій особі чи ліквідація основного засобу? Не обирайте податкову норму лише за назвою майбутнього акта.
2. Чи придбано або виготовлено саме ці товари з ПДВ? Для придбань до 01.07.2015 окремо перевірте включення податку до кредиту. Для пізніших придбань не підміняйте умову пункту 198.5 лише фактом відображення кредиту в декларації.
3. Чи залишиться товар придатним для господарської діяльності? Уцінка товару, який і надалі продається, та остаточне списання непридатного товару — не одна подія. Спочатку зафіксуйте реальний стан і подальше використання.
4. Чи є конкретний спеціальний виняток і докази всіх його умов? Для воєнного форс-мажору заздалегідь перевірте підтвердження події; календарна дата у воєнний період сама по собі недостатня.
5. Чи визначені вартість придбання, відповідна ставка та податковий період? Звірте їх із первинкою й реєстром запасів до проведення записів, щоб не брати суму після уцінки замість належної бази.
6. Чи узгоджуються кількість, номенклатура та причина в інвентаризації, висновку відповідальних осіб, рішенні керівника й розрахунку ПДВ? Цей робочий контроль не замінює належного первинного документа і не дозволяє відкладати встановлену податкову подію до зручної дати.

Загальний сценарій для зіпсованого товару

ДПС 19 січня 2026 року пояснила: списання запасів, які вже не зможуть використовуватися у господарській діяльності, потребує застосування правил пункту 198.5. Сам факт закінчення строку придатності не створює автоматичної пільги. Перевірте конкретний виняток, перш ніж вирішувати не нараховувати податок. Первинні документи мають встановлювати реальну причину та обсяг списання, а не тільки містити підпис керівника.

База і податкова накладна

За пунктом 189.1 ПКУ для товарів/послуг береться вартість придбання. Не підміняйте її поточною оцінкою продажу або балансовою вартістю основного засобу. За загальним правилом пункту 198.5 зведену ПН складають не пізніше останнього дня відповідного звітного періоду та реєструють у строк, установлений ПКУ. Дата складання і гранична дата реєстрації — різні контрольні точки.

Приклад: чому не можна брати уцінену суму

Умовний товар придбано за 24 000 грн, з них ПДВ 4 000 грн, ставка 20%. Вартість придбання без ПДВ — 20 000 грн. Після уцінки в обліку зазначено 12 000 грн без ПДВ, але товар зіпсовано й повністю списано за загальним негосподарським сценарієм, без спеціального винятку. База для прикладу — 20 000 грн; компенсуючий ПДВ: 20 000 × 20% = 4 000 грн, не 12 000 × 20% = 2 400 грн. Різниця помилкового підходу — 1 600 грн.

Коли потрібна окрема перевірка винятку

1. Воєнні втрати: пункт 32¹ підрозділу 2 розділу XX ПКУ містить спеціальне правило для придбаних в оподатковуваних операціях товарів, знищених/втрачених через обставини непереборної сили у період воєнного або надзвичайного стану. Потрібні докази підстав, а не лише дата події під час війни. У роз’ясненні від 16.10.2026 ДПС наголошує на первинних документах і сертифікаті ТПП України або уповноваженої регіональної палати. Окремо врахуйте пункт 69.29 підрозділу 10 розділу XX: вхідний ПДВ за такими знищеними/втраченими товарами не включають до бюджетного відшкодування, а переносять до кредиту наступного періоду до погашення.
2. Ліквідація основного засобу: перевіряється окрема норма пункту 189.9 та підтвердження знищення/перетворення. Не переносіть результат автоматично на товарні запаси.
3. Повернення постачальнику: це інший сценарій коригування розрахунків і ПН/РК, не довільне звільнення від ПДВ при списанні.
4. Природний убуток і технологічні втрати: потрібні конкретні обставини, чинні норми та облікове обґрунтування. Універсальна пільга для «невеликих залишків» відсутня у наведеному загальному правилі.

Робочий комплект бухгалтера

Зв’яжіть інвентаризаційні дані, висновок щодо стану товару, рішення про списання, акт із номенклатурою та кількістю, первинку придбання і податковий розрахунок. У реєстрі збережіть використану норму, базу, ставку, період і документ ПН. Для спеціального винятку додайте окреме обґрунтування та докази події. Зручна перевірка — простежити одну позицію від надходження до кінцевого рішення без пропусків і різних одиниць виміру.

Типові помилки

1. Вважати акт списання самостійною підставою не нараховувати ПДВ.
2. Зменшувати кредит замість перевірки поточного нарахування зобов’язань.
3. Використовувати уцінену суму як базу для придбаного товару без аналізу пункту 189.1.
4. Вважати будь-яку пожежу, крадіжку чи псування під час війни доведеним спеціальним винятком.
5. Застосовувати загальні строки реєстрації зі старої статті без перевірки чинних перехідних правил.

Поширені запитання

1. Чи весь товар без ПДВ створює такі самі зобов’язання? Пункт 198.5 має умови щодо придбання/виготовлення з ПДВ; перевірте їх, а не нараховуйте механічно.
2. Чи потрібен РК до вхідної ПН через псування? Не змішуйте компенсаційне нарахування та зміну розрахунків із постачальником.
3. Чи треба чекати завершення всіх юридичних процедур? Спочатку визначте податковий період установленої події й документальні підстави; не відкладайте облік лише через тривалий спір.