Документи працівника для декларації про майновий стан і доходи: що підготувати

Яку декларацію ви готуєте

Йдеться про податкову декларацію фізичної особи про майновий стан і доходи до ДПС. Не плутайте її з декларацією НАЗК, декларацією ФОП або зарплатним Розрахунком, який подає роботодавець. Сам факт роботи за трудовим договором не означає, що кожен працівник щороку має окремо декларувати лише зарплату.

Розділіть три робочі ситуації

Не переносіть строк добровільної знижки на обов’язкове декларування доходу. Наведений нижче приклад стосується знижки за витратами 2025 року, а не нового універсального строку для всіх декларацій.

Базовий пакет даних

1. Перевірте актуальні ідентифікаційні дані: ПІБ, РНОКПП або належні паспортні відомості за передбаченої законом відмови від номера, податкову адресу.
2. Зберіть відомості про нараховані та виплачені доходи й утримані податки за потрібний рік, у тому числі від усіх роботодавців.
3. Попросіть роботодавця довідку про доходи, придатну для мети декларації, та звірте її із власними розрахунковими даними.
4. За наявності інших доходів додайте документи саме щодо них: договори, платіжні документи, належні іноземні підтвердження тощо.
5. Для податкової знижки окремо сформуйте пакет договорів, оплат і документів про право на конкретну витрату.
6. Перевірте реквізити рахунку для повернення коштів, якщо вони потрібні у вашому сценарії; не підмінюйте ними підтвердження доходу.

Як отримати відомості про доходи з Електронного кабінету

ДПС у роз’ясненні від 08.09.2026 описує запит у приватній частині Електронного кабінету: «ЕК для громадян» — «Запит про суми виплачених доходів». Оберіть потрібний період, підпишіть запит і перевірте відповідь у вхідних/вихідних документах. Збережіть отримані відомості разом із датою формування. Орієнтовний час із повідомлення ДПС не є гарантією роботи сервісу в кожному випадку.

Податкова знижка за навчання: окремий комплект

ДПС у роз’ясненні від 03.08.2026 називає платіжні документи, договір із закладом освіти, довідку про доходи та підтвердження споріднення за потреби. Платіж має дозволяти встановити надавача послуг і особу, яка звертається за знижкою. Договір повинен показувати заклад освіти, здобувача, вартість послуг і строк оплати.

1. Зіставте рік фактичної оплати зі звітним роком знижки.
2. Перевірте, хто є платником за документом, хто навчається й чи дає їхній зв’язок право на знижку.
3. Додайте належні підтвердження споріднення або іншої передбаченої норми підстави.
4. Звірте ідентичність ПІБ та інших реквізитів у договорі, платежах і декларації.
5. Підготуйте декларацію з потрібним додатком Ф3 та підтвердними документами.

Практичний приклад перевірки пакета

Працівниця хоче заявити витрати на власне навчання, оплачені протягом 2025 року двома платежами: 18 000 і 22 000 грн. Контрольний підсумок оплат — 40 000 грн. У робочій таблиці варто зазначити дати, номери платіжних документів, платника, отримувача й договір. Потім звірити, що обидва платежі стосуються дозволених витрат і підтверджені належними документами. Сума 40 000 грн тут є підсумком оплат, а не обіцяною сумою повернення.

Що виправлено порівняно зі старими порадами

Форма 1ДФ — не назва особистої довідки про зарплату. Наявність квартири або автомобіля не створює універсального обов’язку додавати до кожної декларації копії всіх правовстановлювальних документів. Паспорт, РНОКПП і рахунок потрібні як коректні дані, але вимогу про конкретні копії визначають відповідний сценарій та чинний порядок. Витрати на лікування, придбання житла чи інші потреби перевіряйте за конкретною нормою, а не за загальним списком із давньої статті.

Перед відправленням і після нього

1. Звірте рік, тип декларації, підставу подання та потрібні додатки.
2. Перевірте суми з довідок, відповідей ДПС і платіжних документів без повторного включення однієї операції.
3. Переконайтеся, що копії читабельні й містять потрібні реквізити, а оригінали збережено.
4. Підпишіть і подайте пакет належним способом, перевірте результат прийняття.
5. Збережіть декларацію, додатки, підтвердження та квитанції одним комплектом.

FAQ

1. Чи має роботодавець подати мою особисту декларацію замість мене? Його зарплатна звітність і ваша декларація — різні обов’язки; представництво оформлюють окремо.
2. Чи достатньо довідки про доходи для знижки? Ні, потрібні документи про дозволені витрати та право на них.
3. Чи треба декларувати лише зарплату? Загальний випадок доходів від податкового агента має звільнення, але інші доходи й прямі винятки перевіряють окремо.
4. Чи є будь-який чек підставою для знижки? Ні, перевірте вид витрати, платника, отримувача, рік і встановлені умови.