Допомога на поховання: документи, джерело коштів і податковий облік

Не змішуйте три різні ситуації

Окремо розглядайте допомогу з коштів ПФУ, власну допомогу останнього роботодавця померлого та підтримку працівника у зв’язку зі смертю його родича. Той факт, що кошти перераховує бухгалтерія підприємства, не означає однакове джерело фінансування. Якщо помер батько працівника, це не робить підприємство останнім роботодавцем померлого. Спочатку підтвердьте підставу, а вже потім обирайте пільгу та порядок обліку.

Які документи зібрати

1. Заяву особи із зазначенням обставин, підстави звернення та реквізитів для виплати.
2. Документ про смерть і документи, потрібні для конкретного виду допомоги та підтвердження права отримувача.
3. Для власної виплати — рішення роботодавця та передбачені локальним порядком підстави й суму.
4. Для виплати за рахунок ПФУ — документи й рішення відповідно до чинної процедури соціального страхування; не підміняйте її звичайним наказом про матеріальну допомогу.
5. Розрахунок податків, платіжні документи й аналітичну інформацію про джерело коштів.
6. Належний доступ до документів із персональними даними та контрольований порядок зберігання.

Ліміт власної допомоги у 2026 році

ДПС 1 жовтня 2026 року пояснила: допомога від роботодавця за останнім місцем роботи померлого, у тому числі перед виходом на пенсію, не оподатковується ПДФО та військовим збором у межах 9320 грн. Це 4660 × 2 за підпунктами 165.1.22 і 169.4.1 ПКУ. Оподатковується перевищення, а не вся виплата. У цьому випадку на допомогу не нараховується ЄСВ. Не поширюйте цей висновок механічно на будь-яку матеріальну допомогу.

Незалежний приклад розрахунку

За всіх умов пільги останній роботодавець померлого нарахував 10 000 грн власної грошової допомоги. Оподатковуване перевищення: 10 000 − 9320 = 680 грн. ПДФО: 680 × 18% = 122,40 грн; військовий збір: 680 × 5% = 34 грн. Отримувачу після цих утримань належить 9843,60 грн. Приклад не стосується виплати за рахунок ПФУ й не доводить право на ліміт, якщо не встановлено останнє місце роботи померлого.

Допомога за рахунок ПФУ

ДПС у роз’ясненні від 13 жовтня 2026 року підтвердила: допомога на поховання померлого працівника, виплачена з ПФУ за його останнім місцем роботи, не є об’єктом ПДФО незалежно від її розміру. Не утримуйте податок лише тому, що така виплата перевищила 9320 грн: цей ліміт стосується іншої підстави. Розмір і призначення соціально-страхової допомоги перевіряють за чинними правилами ПФУ, не за довільною сумою з кадрового прикладу.

Що відобразити в обліку й звітності

В аналітичному обліку розмежуйте власні витрати та розрахунки за коштами соціального страхування. Пов’яжіть рішення, нараховану суму, податки й виплату з конкретним отримувачем; рахунки обирайте за застосовним планом рахунків та обліковою політикою. Не проводьте все як звичайну зарплату без аналізу. ДПС вказує ознаку доходу 146 для відповідної допомоги у 4ДФ або ФІЗ-4ДФ залежно від виду податкового агента. Перевірте також розмежування нарахованого й виплаченого та суми податків.

Типові помилки

1. Змішати зарплату померлого та допомогу на поховання.
2. Пільгу останнього роботодавця померлого застосувати до допомоги на поховання будь-якого родича працівника.
3. Для коштів ПФУ використати ліміт власної допомоги роботодавця.
4. Законодавчим строком оголосити довільні п’ять днів із прикладу старої статті.
5. Зберігати документи про смерть і дані родини у відкритій загальній папці.

FAQ: чи однаково оформлюють усі види допомоги?

Ні. Уточніть підставу та джерело фінансування, а тоді складіть перелік документів. Чи достатньо лише платіжної інструкції? Ні: вона підтверджує рух коштів, але не право на виплату та податковий режим. Матеріал і суми повторно перевірено 17 жовтня 2026 року; для призначення допомоги ПФУ потрібна окрема перевірка чинної процедури.