Довідка про неоплачувані відпустки для виплати 10 пенсій: що підготувати роботодавцю

Що нового і кого це стосується

8 жовтня 2026 року Пенсійний фонд України підписав лист № 2800-0902-8/79447 у відповідь на звернення про документи для одноразової допомоги у розмірі десяти місячних пенсій. Роз’яснення практично важливе для кадровиків і бухгалтерів державних та комунальних закладів освіти, охорони здоров’я і соціального захисту, де працюють або працювали особи на посадах із Переліку № 909. ПФУ пояснив не нову пільгу, а склад довідки, яку можуть запросити для перевірки спеціального стажу.

Коли йдеться саме про допомогу в розмірі десяти пенсій

Що включити до довідки

1. Повну назву та реквізити установи, дату й номер довідки.
2. Прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду і весь період трудових відносин, за який видається довідка.
3. Кожен період відпустки без збереження заробітної плати: дату початку, дату закінчення, номер і дату наказу про її надання.
4. Якщо таких відпусток не було — окреме однозначне речення про їх відсутність за весь зазначений період роботи.
5. Посаду, ім’я, прізвище та підпис уповноваженої особи; за потреби — контакт для перевірки відомостей.

Покроковий алгоритм для кадровика й бухгалтера

1. Уточніть у працівника або територіального органу ПФУ, за який заклад і період потрібне підтвердження.
2. Звірте особову картку, трудову книжку або електронні відомості та всі накази про відпустки без збереження зарплати за весь період роботи в установі.
3. Складіть перелік без пропусків і накладок дат. Якщо накази змінювали або переривали відпустку, відобразіть фактичний період за остаточними документами.
4. Підготуйте довідку у довільній формі, зазначте накази або відсутність неоплачуваних відпусток і зареєструйте вихідний документ.
5. Не робіть у довідці власного висновку, чи зарахує ПФУ конкретні дні до спеціального стажу: наведіть факти, а правову оцінку залиште Фонду.
6. Збережіть копію довідки та документи, на підставі яких її склали, щоб відповісти на можливий запит ПФУ про достовірність даних.

Зразок формулювання

«Довідка видана [ПІБ] про те, що за період роботи в [назва установи] з [дата] до [дата] працівник перебував у відпустках без збереження заробітної плати: з [дата] до [дата] — наказ від [дата] № [номер]; з [дата] до [дата] — наказ від [дата] № [номер]. Довідку видано для подання до органу Пенсійного фонду України». Якщо неоплачуваних відпусток не було, замість переліку напишіть: «За весь період роботи з [дата] до [дата] відпустки без збереження заробітної плати не надавалися».

Що не варто додавати або визначати самостійно

1. Не змішуйте відпустки без збереження зарплати зі щорічними оплачуваними, навчальними чи соціальними відпустками, якщо ПФУ не просив додаткових даних.
2. Не пишіть, що весь період роботи автоматично зараховується до спеціального стажу: це рішення приймає ПФУ за Законом № 1058 і Порядком № 1191.
3. Не називайте лист № 2800-0902-8/79447 нормативним актом або новою обов’язковою формою — це індивідуальне роз’яснення на звернення.
4. Не відновлюйте дати з пам’яті працівника, якщо вони не підтверджуються наказами та кадровими документами.
5. Не обмежуйтеся останнім роком роботи, якщо запит стосується всього періоду трудових відносин в установі.

Контроль перед видачею

1. Період у довідці збігається з кадровими документами та охоплює весь запитаний час.
2. Для кожної неоплачуваної відпустки зазначено точні дати, номер і дату наказу.
3. За відсутності таких відпусток це прямо написано, а не залишено порожнє місце.
4. ПІБ, назва посади й установи наведені без розбіжностей з первинними документами.
5. Довідка має дату, номер, підпис уповноваженої особи та зареєстрована у вихідній кореспонденції.