Довідка про зарплату працівнику: коли роботодавець зобов’язаний її видати

Коли виникає обов’язок

Працівник може потребувати довідку для банку, соціального органу, суду або підтвердження доходів. Відмова лише через небажання бухгалтерії готувати документ не замінює виконання статті 49 КЗпП. Держпраці рекомендує звернутися до роботодавця із заявою, яку можна подати особисто чи надіслати поштою. Матеріал перевірено 16 жовтня 2026 року. Наведений алгоритм стосується довідки працівникові, а не довідки-розрахунку для банківського контролю сплати ЄСВ.

Спочатку з’ясуйте, який документ потрібен

Що зазначити в заяві

1. ПІБ та дані, за якими роботодавець однозначно знайде працівника в обліку.
2. Який період потрібен: конкретні місяці й роки, а не просто «за останній час».
3. Чи потрібні нарахована зарплата, утримання, виплачені суми або спеціальна середня.
4. Назву й вимоги одержувача, якщо він установив бланк чи перелік показників.
5. Спосіб отримання документа й контакт для уточнення; не надсилайте зайві персональні дані у відкриті канали.

Що перевіряє бухгалтер

Зіставте запит із кадровими відомостями та зарплатними регістрами. Розмежуйте нараховане за місяць, фактично виплачене та утримане: ці суми можуть не збігатися через дату виплати або борг. Для довідки визначте роботодавця, працівника, спеціальність, кваліфікацію, посаду, період роботи й зарплатні показники. Укажіть дату, реєстраційний номер, уповноваженого підписанта та контакт для перевірки документа. Печатку не слід оголошувати універсально обов’язковою для всіх роботодавців і всіх видів довідок.

Приклад помісячного підтвердження доходу

За липень, серпень і вересень нараховано 24 000, 26 000 та 25 000 грн. Разом — 75 000 грн. Проста арифметична середня нарахувань за ці три місяці — 25 000 грн. Це корисний підсумок довідки про доходи, але він не є автоматично середньоденною зарплатою для відпустки, лікарняного чи іншої виплати. Якщо одержувач просить виплачені суми після утримань, замість цих нарахувань надайте окремі підтверджені дані про виплату.

Чому не можна застосувати одну формулу середньої

Для оплати відпустки, гарантійних виплат та страхових виплат діють різні спеціальні порядки. У них можуть відрізнятися розрахунковий період, виключення, дні й склад виплат. Тому отримайте назву правової підстави, визначте належну процедуру й лише тоді розраховуйте середню. Не видавайте банківську середню з трьох сум як розрахунок за Порядком №100 або №1266. Якщо спеціальний розрахунок потрібен органу, уточніть його чинну форму та вимоги.

Видача й контроль документа

1. Зареєструйте звернення і погодьте повний перелік показників, якщо запит нечіткий.
2. Підготуйте проект за даними обліку, а не за сумами з особистої банківської виписки працівника.
3. Перевірте підсумки, періоди, написання ПІБ та дату роботи; не включайте доходи іншої людини.
4. Передайте документ працівникові або належно уповноваженому одержувачу без відкриття зарплатної інформації стороннім.
5. Збережіть копію виданої довідки та підтвердження видачі відповідно до правил роботодавця.

Якщо роботодавця ліквідовано або він не відповідає

З’ясуйте правонаступника та місце зберігання документів. Для давніх відомостей потрібен архів, який фактично має відповідні справи; назва ліквідованої компанії без дат роботи може бути недостатньою для пошуку. У разі відмови чинного роботодавця збережіть звернення й відповідь та скористайтеся належним способом захисту трудових прав. Не вигадуйте однаковий строк «три дні» для будь-якої довідки: спеціальні правила можуть установлювати власні строки.

Типові помилки

1. Змішати нарахування, виплату й суму після утримань.
2. Видати довідку лише про виплати, хоча працівник просить нараховану зарплату з боргом.
3. Усереднити всі виплати без перевірки мети документа.
4. Вимагати розкриття зайвої особистої інформації замість уточнення потрібних показників.
5. Підмінити довідку роботодавця випискою про страхові дані, не перевіривши вимоги одержувача.