Компенсація пального працівнику: ПДФО, військовий збір і ЄСВ

Що нового

22 жовтня 2026 року ДПС оприлюднила окреме роз’яснення для ситуації, коли працівник використовує власний автомобіль у службових цілях, сам купує пальне, подає підтвердні документи, а роботодавець повертає витрачену суму грошима. Податкова прямо зазначила: самі чеки на пальне не звільняють таку компенсацію від оподаткування.

Кого стосується роз’яснення

1. працівника, який використовує у робочій поїздці власний автомобіль;
2. працівника, який спочатку оплачує пальне власними коштами;
3. роботодавця, який потім компенсує ці витрати грошима;
4. бухгалтера, який нараховує виплату, утримує податки та відображає її в обліку.

Які податки застосовує роботодавець

1. ПДФО — 18% від нарахованої суми додаткового блага;
2. військовий збір — 5%;
3. ЄСВ — не нараховують за умовами, описаними ДПС, оскільки таке відшкодування не входить до фонду оплати праці та зазначене серед виплат, на які ЄСВ не нараховується;
4. роботодавець є податковим агентом: він утримує та перераховує ПДФО і військовий збір.

Приклад розрахунку

Підприємство нарахувало працівнику 3 000 грн грошової компенсації як додаткове благо. ПДФО становить 540 грн (3 000 × 18%), військовий збір — 150 грн (3 000 × 5%). Якщо 3 000 грн є саме нарахованою, а не гарантованою «чистою» сумою, працівнику виплатять 2 310 грн. ЄСВ за описаних умов не нараховують.

Що зробити бухгалтеру

1. Перевірте, кому належить автомобіль і на якій підставі його використовували в робочих цілях.
2. Отримайте документ про службове завдання або погодження поїздки та підтвердження її мети.
3. Зберіть заяву чи звіт працівника, фіскальні чеки та інші документи, що підтверджують суму витрат.
4. Оформіть рішення роботодавця про суму грошового відшкодування.
5. Нарахуйте виплату як додаткове благо, утримайте 18% ПДФО і 5% військового збору.
6. Перевірте відображення доходу й утриманих сум у чинній об’єднаній звітності за період нарахування.
7. Не включайте виплату до бази ЄСВ лише тоді, коли фактичні умови відповідають сценарію з роз’яснення ДПС.

Навіщо зберігати чеки, якщо компенсація оподатковується

Чеки та службові документи підтверджують реальність і суму витрат, зв’язок поїздки з діяльністю роботодавця та підставу для виплати. Вони важливі для бухгалтерського обліку й внутрішнього контролю, але самі по собі не змінюють висновок ДПС щодо ПДФО та військового збору.

Типові помилки

1. Не утримувати ПДФО і військовий збір лише тому, що працівник подав чек.
2. Автоматично переносити цей висновок на пальне, куплене підприємством або оплачене корпоративною карткою.
3. Не зафіксувати службову мету поїздки та рішення про компенсацію.
4. Нарахувати ЄСВ без перевірки характеру виплати або, навпаки, не нарахувати його для іншої за суттю виплати.
5. Обіцяти працівнику повернення повної суми чека, не визначивши, чи це сума до або після утримання податків.

Чи подає працівник окрему декларацію

ДПС зазначила: якщо роботодавець як податковий агент правильно нарахував дохід, утримав і перерахував податки, лише через цю компенсацію працівник не зобов’язаний подавати річну декларацію про майновий стан і доходи.

Важлива межа