Казначейство затримало лікарняні: коли подавати повідомлення до ПФУ

Кого стосується роз’яснення

1. Бюджетних установ, які отримують страхові кошти на окремий рахунок в органі Казначейства.
2. Бухгалтерів, які формують заяву-розрахунок і повідомлення про виплату страхових коштів.
3. Працівників, яким призначено допомогу по тимчасовій непрацездатності або у зв’язку з вагітністю та пологами.
4. Керівників і відповідальних осіб, які контролюють рух цільових коштів та строки звітування перед ПФУ.

Яку ситуацію розглянув ПФУ

Страхувальник отримав фінансування ПФУ на окремий рахунок і передав платіжну інструкцію Казначейству. Через три тижні платіж залишався невиконаним, тому працівник допомогу не отримав. Установа запитала, чи треба вже подавати повідомлення про виплату страхових коштів, адже заява-розрахунок у кабінеті має статус «Оплачено» і кошти зараховані на рахунок.

Висновок ПФУ: спочатку фактична виплата

ПФУ відповів, що повідомлення необхідно подавати після проведення виплати застрахованій особі. Надходження фінансування на окремий рахунок, статус «Оплачено» заяви-розрахунку або передання платіжної інструкції Казначейству ще не означають, що допомогу виплачено працівнику. Тому до фактичного переказу коштів повідомлення не формують і дату виплати не зазначають.

Як діяти бухгалтеру до платежу

1. Звірте дату надходження коштів на окремий рахунок і дату, коли заява-розрахунок отримала статус «Оплачено».
2. Перевірте, чи прийняло Казначейство платіжну інструкцію, та зафіксуйте її поточний статус.
3. Збережіть платіжну інструкцію, підтвердження подання, виписку з окремого рахунку й листування щодо причини затримки.
4. Не подавайте повідомлення як про здійснену виплату та не вказуйте планову дату замість фактичної.
5. Якщо затримка наближається до контрольного строку або виходить за межі ситуації з листа ПФУ, направте письмове звернення до територіального органу Фонду й додайте докази затримки.

Що зробити після фактичної виплати

1. Отримайте банківське або казначейське підтвердження списання коштів і перевірте їх зарахування працівнику.
2. У повідомленні зазначте саме фактичну дату виплати страхових коштів.
3. Звірте працівника, вид допомоги та суму з профінансованою заявою-розрахунком.
4. Подайте повідомлення через кабінет страхувальника та збережіть підтвердження його прийняття.
5. Долучіть повідомлення й квитанцію до комплекту документів разом із заявою-розрахунком та платіжними документами.

Контрольний приклад

Що контролювати в обліку

1. Окремо ведіть дати призначення допомоги, подання й оплати заяви-розрахунку, надходження коштів, платіжної інструкції, фактичної виплати та повідомлення ПФУ.
2. Не змішуйте страхові кошти з іншими платежами та звіряйте використання окремого рахунку.
3. Призначте відповідального за щоденний контроль невиконаних інструкцій Казначейства.
4. Якщо працівникові нараховано кілька страхових виплат, звіряйте кожну суму з відповідним рядком заяви-розрахунку.
5. Пояснення затримки й звернення до Казначейства або ПФУ зберігайте разом із первинними документами.

Типові помилки

1. Подати повідомлення одразу після надходження фінансування, хоча працівник ще не отримав кошти.
2. Зазначити в повідомленні дату платіжної інструкції замість дати фактичної виплати.
3. Не зберегти доказів того, що затримка виникла на етапі казначейського проведення платежу.
4. Залишити проведений платіж без подальшого повідомлення до ПФУ.
5. Поширити висновок листа на будь-яку затримку лікарняних без перевірки її причини та документів конкретного страхувальника.