Працівник не повернув ЗІЗ при звільненні: коли нараховувати ПДВ

Що нового і кого це стосується

Головне управління ДПС у Львівській області 9 жовтня 2026 року оприлюднило роз’яснення для роботодавців — платників ПДВ, які видають працівникам спецодяг, спецвзуття та інші засоби індивідуального захисту. Податківці розмежували звичайну безоплатну видачу ЗІЗ для роботи та ситуацію, коли працівник при звільненні не повертає ЗІЗ із незакінченим строком використання, а його вартість утримують із зарплати.

Коли видача ЗІЗ не є постачанням

Якщо ЗІЗ потрібні працівникові для виконання професійних обов’язків, їх видають у межах установлених норм і вони передбачені актами з охорони праці, сама передача працівникові не є постачанням товарів. ЗІЗ залишаються власністю роботодавця, обліковуються як інвентар і мають бути повернені, зокрема при звільненні.

Коли виникає ПДВ

Як визначити базу ПДВ

Спочатку визначте вартість, за якою роботодавець передає ЗІЗ працівникові або стягує компенсацію. Потім порівняйте її з мінімальною базою за пунктом 188.1 ПКУ. Для придбаних товарів база не може бути нижчою за ціну придбання; для самостійно виготовлених — нижчою за звичайні ціни; для необоротних активів діє окреме правило балансової вартості. Конкретне правило обирайте за тим, як ЗІЗ класифіковано в обліку.

Приклад розрахунку

Підприємство придбало комплект ЗІЗ за 3 000 грн без ПДВ. На дату звільнення строк використання не закінчився. Працівник не повернув комплект, а узгоджена вартість передачі становить 2 400 грн без ПДВ. Для придбаного товару договірна вартість нижча за ціну придбання, тому мінімальна база становить 3 000 грн, а ПДВ — 600 грн (3 000 × 20 %). Це приклад лише для ПДВ: законність і розмір утримання із зарплати перевіряють окремо за трудовими правилами та документами.

Покроково для бухгалтера

1. До остаточного розрахунку перевірте картку видачі ЗІЗ, установлений строк використання та факт повернення кожного предмета.
2. Оформіть повернення або неповернення актом чи іншим первинним документом із зазначенням найменування, кількості, дати видачі та невикористаного строку.
3. Перевірте правову підставу для утримання із зарплати та зафіксуйте згоду працівника або іншу належну підставу; податкове роз’яснення не скасовує обмежень трудового законодавства.
4. Визначте договірну вартість передачі та мінімальну базу за пунктом 188.1 ПКУ відповідно до облікової класифікації ЗІЗ.
5. Нарахуйте податкові зобов’язання з ПДВ і складіть податкову накладну за загальними правилами на дату виникнення податкового зобов’язання.
6. Збережіть разом картку видачі, акт неповернення, розрахунок вартості, документи на придбання, наказ або заяву щодо утримання та податкову накладну.

Типові помилки

1. Не нараховувати ПДВ лише тому, що ЗІЗ спочатку видали працівникові безоплатно.
2. Вважати будь-який спецодяг ЗІЗ без перевірки норм охорони праці та призначення предмета.
3. Розрахувати ПДВ тільки із суми утримання, не порівнявши її з мінімальною базою.
4. Використати бухгалтерську залишкову вартість запасів як мінімальну базу для придбаного ЗІЗ.
5. Утримати суму із зарплати без належної трудової та первинної документації.
6. Не розмежувати повернені предмети, повністю використані ЗІЗ і речі, строк використання яких ще не закінчився.

Контроль перед звільненням

1. ЗІЗ ідентифіковано в картці видачі та підтверджено його належність роботодавцю.
2. Строк використання на дату звільнення встановлено документально.
3. Факт повернення або неповернення оформлено первинним документом.
4. Суму компенсації та підставу для утримання погоджено й перевірено.
5. Базу ПДВ звірено з пунктом 188.1 ПКУ, а податкову накладну включено до контрольного списку.