Перерахунок зарплати в Д1 та 4ДФ: як розділити податки й виправлення

Яку ситуацію розглядаємо у 2026 році

Матеріал перевірено 16 жовтня 2026 року. Для юридичних осіб діє щомісячний Розрахунок із Д1 та 4ДФ; для ФОП і незалежної професійної діяльності перевіряють квартальний Розрахунок із належними додатками ФІЗ-Д1/ФІЗ-4ДФ у розрізі місяців. Подаючи виправлення, беріть форму, чинну на день подання, та правила саме свого платника. Нижче — алгоритм класифікації, а не універсальна інструкція заповнення всіх клітинок обох форм.

Спершу встановіть причину різниці

Річний перерахунок ПДФО не є перерахунком усього ЄСВ

За пунктом 169.4 ПКУ роботодавець перевіряє доходи та застосовану податкову соціальну пільгу, зокрема за підсумками року під час нарахування грудневої зарплати. Результат відображають у 4ДФ; недоплату утримують за встановленими правилами, переплата зменшує податкові зобов’язання працівника. ПСП не є довільною знижкою на загальний фонд зарплати підприємства. Перевіряйте право конкретної особи, підтвердні документи й допустимий дохід у кожному місяці. Військовий збір обліковують окремо; механічно зменшувати його на суму ПСП не можна.

Коли потрібне виправлення ЄСВ

Якщо зарплата вже була нарахована, але у звітності минулого періоду ЄСВ занижено чи завищено, ДПС допускає корекцію із КТН 2 або 3, у тому числі за належних умов у поточному Розрахунку. Це відрізняється від несумового уточнення реквізитів через виключення помилкового й введення правильного рядка. Коли неправильні і реквізити, і суми, спочатку виправляють реквізити, далі — суми. Не змішуйте ці операції в одному нерозшифрованому мінусі.

Практичний порядок роботи

1. Підніміть прийнятий пакет, квитанції, зарплатний регістр, табель і документ-підставу перерахунку.
2. Побудуйте звірку по кожній людині: було, має бути, різниця, причина, період.
3. Окремими колонками покажіть нарахований дохід, виплату, ПДФО, військовий збір, базу та ЄСВ.
4. Визначте, що є результатом поточного нарахування чи перерахунку, а що — виправленням раніше поданого пакета.
5. Перевірте належний тип Розрахунку й додатки; до та після граничного строку способи відрізняються.
6. Після надсилання перевірте результат прийняття та зіставте остаточні показники з регістром і платежами.

Приклад: пільга впливає на ПДФО, а не на базу ЄСВ

Умовна працівниця з двома дітьми має підтверджене право на ПСП на обох дітей, дохід за місяць — 9000 грн; належний їй ліміт у 2026 році — 9320 грн, сукупна пільга — 3328 грн. За цих умов база ПДФО дорівнює 5672 грн, податок — 1020,96 грн замість 1620 грн без пільги. Різниця — 599,04 грн. Для звичайного працівника за умовної ставки ЄСВ 22% внесок із 9000 грн — 1980 грн: на 3328 грн його базу не зменшують. Приклад ілюструє розрахунок одного місяця; річний підсумок визначають після перевірки всіх місяців, а не множення цієї різниці на дванадцять.

Приклад окремої сумової помилки

У звітності за минулий період показано базу 12 000 грн і ЄСВ 2640 грн, тоді як документально правильні показники — 13 000 грн та 2860 грн. Різниця бази 1000 грн, внеску 220 грн. Це умовна помилка вже нарахованого доходу за звичайної ставки 22%, без спеціальних ставок і обмежень бази. Вона потребує належного сумового механізму. Річний перерахунок ПДФО сам по собі не виправляє цей рядок.

Типові помилки та FAQ

1. Віднімати ПСП від загального фонду зарплати всіх працівників.
2. Застосовувати ставку військового збору зі старого прикладу без перевірки дати й категорії особи.
3. Повторно показати вже враховане донарахування і в поточному, і в уточнюючому пакеті.
4. Чи достатньо виправити тільки додаток? Перевірте пов’язану головну форму й контрольні співвідношення.
5. Чи означає прийнятий звіт, що недоплата вже сплачена? Ні: звітність, утримання з працівника та бюджетний платіж контролюють окремо.
6. Чи гарантує перерахунок відсутність будь-якого штрафу? Ні: правові наслідки залежать від конкретної помилки та застосовної норми.