У перший день перевірки посадовій особі ДПС надають оригінали всіх документів, що належать до предмета перевірки. Перевіряльники також мають право отримувати належним чином завірені копії первинних документів у межах цього предмета.
Кого стосується роз’яснення
Правило важливе для ФОП і підприємств, щодо яких проводять податкову перевірку. ДПС окремо назвала договори, акти, накладні, банківські виписки, книги обліку доходів, трудові договори, відомості нарахування та виплати зарплати, а також інші документи, пов’язані з фінансово-господарською діяльністю.
Два різні завдання: показати оригінали й надати копії
| Дія | Практичний зміст |
|---|---|
| Надати оригінали | У перший день підготуйте всі оригінали, які належать до предмета перевірки, для роботи посадової особи ДПС. |
| Передати завірені копії | На вимогу в межах перевірки підготуйте копії відповідних первинних документів і завірте їх у прийнятний для платника спосіб із можливістю ідентифікувати документ та відповідальну особу. |
Що зробити до першого дня
- Прочитайте наказ, направлення та інші документи про перевірку й випишіть її вид, період і предмет.
- Складіть реєстр документів за операціями та періодами, яких стосується перевірка.
- Звірте договори з актами, накладними, оплатами, банківськими виписками та обліковими записами.
- Окремо перевірте кадрові й зарплатні документи, якщо вони входять до предмета перевірки.
- Знайдіть відсутні оригінали, дублікати або документоване пояснення їх відсутності до початку перевірки.
- Призначте відповідальну особу, яка вестиме журнал запитів і фактично переданих копій.
- Зробіть робочу копію реєстру, щоб швидко підтвердити, який документ і коли було надано.
Як формувати копії
Копія має відтворювати весь документ, зокрема додатки та реквізити, на яких ґрунтується операція. Нумеруйте копії або пакети, прив’язуйте їх до письмового запиту чи запису в журналі та залишайте собі ідентичний комплект. Якщо документ містить дані, що не стосуються предмета перевірки, не приховуйте їх самовільно: спочатку письмово уточніть обсяг запиту й правову підставу.
Електронні документи
Якщо первинний документ створено в електронній формі, не друкуйте його й не видавайте роздруківку за електронний оригінал без уточнення процедури. Заздалегідь підготуйте файл, підпис, дані для перевірки підпису та спосіб передачі, який дає змогу підтвердити цілісність і авторство документа.
Типові помилки
- Збирати документи лише за датою оплати й пропускати договір, акт або накладну.
- Передати копії без реєстру й потім не мати доказу їхнього складу.
- Надати документи за періоди або операції, які явно не охоплені предметом перевірки, без уточнення підстави.
- Вважати роздруківку електронного документа його оригіналом.
- Залишити пошук оригіналів на день початку перевірки.
- Не перевірити розбіжності між первинними документами, банківськими виписками та обліком.
Практичний контрольний список
На перший день підготуйте: документи про призначення перевірки; реєстр первинних документів; оригінали в межах предмета; окрему папку для копій; журнал отриманих запитів і переданих матеріалів; засоби перевірки КЕП для електронних документів. Після кожної передачі фіксуйте дату, підставу, перелік сторінок і відповідальну особу.
Увійдіть до iFin, щоб застосувати ці рекомендації у своїй роботі.
Увійти в iFinДжерела та корисні посилання
Опубліковано 21 жовтня 2026 р.. Останнє оновлення: 21 жовтня 2026 р.. Матеріал описує робочий процес. Для конкретної операції звіряйте чинні норми та актуальну інструкцію сервісу. Редакційні принципи