ГОЛОВНЕ

Податкову накладну від імені платника підписує не будь-який власник КЕП, а особа, повноваження якої випливають зі статуту, довіреності, закону або іншого акта цивільного законодавства. Перед реєстрацією бухгалтеру варто окремо перевірити юридичну підставу повноважень, чинність сертифіката підписанта та відповідність даних платника.

Що нового пояснила ДПС

7 жовтня 2026 року ГУ ДПС у Чернівецькій області оприлюднило окреме роз’яснення про підписання податкових накладних. Податкова поєднала вимогу пункту 201.1 ПКУ щодо електронного підпису уповноваженої платником особи з правилом статті 207 ЦКУ: право діяти від імені юридичної особи має випливати з установчих документів, довіреності, закону або іншого акта цивільного законодавства. Це роз’яснення не запроваджує нової форми, але дає практичний критерій для вибору підписанта.

Кого стосується

  1. Платників ПДВ, які складають і реєструють податкові накладні та розрахунки коригування.
  2. Керівників, бухгалтерів та інших працівників, яким передають право підпису електронних податкових документів.
  3. Фахівців, які оформлюють довіреності, контролюють КЕП та налаштовують права в системі електронної звітності.
  4. Підприємств, у яких змінилися керівник, головний бухгалтер, відповідальний за ПДВ або внутрішній розподіл повноважень.

Які підстави підтверджують повноваження

ПідставаЩо перевірити
Установчі документиЧи прямо надають посаді або органу право діяти та підписувати документи від імені юридичної особи.
ДовіреністьЧи охоплює підписання податкових накладних, чи чинна на дату підпису та ким видана.
ЗаконЧи справді відповідна норма надає особі право діяти від імені платника у конкретній ситуації.
Інший акт цивільного законодавстваЯкий саме документ є підставою та чи не обмежує він обсяг або строк повноважень.

Алгоритм перед першою реєстрацією

  1. Визначте конкретну особу, яка підписуватиме податкові накладні, та зафіксуйте її посаду й обсяг повноважень.
  2. Знайдіть документальну підставу: статут, положення, довіреність, закон або інший належний акт.
  3. Перевірте дату початку і завершення повноважень, обмеження за видом документа та право передоручення, якщо воно використовується.
  4. Звірте ПІБ, реєстраційні дані платника, серійний номер і строк дії кваліфікованого сертифіката підписанта.
  5. Переконайтеся, що право підпису та сертифікат належно підключені до електронної взаємодії з ДПС відповідно до чинного порядку.
  6. Перед відправленням перевірте, що документ підписаний саме визначеною особою, а не іншим ключем, збереженим на робочому місці.
  7. Після відправлення проконтролюйте квитанції та збережіть їх разом із внутрішнім документом про повноваження.

Практичний приклад

Директор доручив бухгалтеру підписувати податкові накладні. Для цього недостатньо лише сформувати бухгалтеру КЕП. Підприємство оформлює належну підставу з чітким обсягом повноважень, перевіряє строк її дії, чинність сертифіката та налаштування електронної взаємодії з ДПС. Якщо довіреність припинено або сертифікат скасовано, наступні накладні перед відправленням потрібно перевести на іншого належно уповноваженого підписанта.

Типові помилки

  1. Вважати, що будь-яка особа з доступом до програми звітності автоматично має право підписувати накладні.
  2. Видати КЕП працівнику, але не оформити або не перевірити документальну підставу повноважень.
  3. Продовжувати використовувати підпис після звільнення, припинення довіреності або зміни посадових повноважень.
  4. Підписати документ сертифікатом іншої особи, який залишився на комп’ютері чи токені.
  5. Не звірити строк дії та статус сертифіката безпосередньо перед критичним строком реєстрації.
  6. Не зберегти квитанції ЄРПН і внутрішні документи, що підтверджують право підписанта.

Увійдіть до iFin, щоб застосувати ці рекомендації у своїй роботі.

Увійти в iFin

Джерела та корисні посилання

Опубліковано 7 жовтня 2026 р.. Останнє оновлення: 7 жовтня 2026 р.. Матеріал описує робочий процес. Для конкретної операції звіряйте чинні норми та актуальну інструкцію сервісу. Редакційні принципи