Пенсійний стаж без трудової книжки: що змінює постанова №1246

Що саме оприлюднив Кабмін

На урядовому порталі з’явився повний текст постанови Кабінету Міністрів України від 7 жовтня 2026 року №1246 та доданих до неї змін до Порядку №637. Документ стосується підтвердження стажу для призначення пенсії, коли трудової книжки немає, потрібного запису в ній немає або запис містить помилку чи розбіжність. 13 жовтня постанову офіційно опублікували в газеті «Урядовий кур’єр» №215, тому зміни діють із цієї дати.

Коли застосовувати нові правила

Нові способи підтвердження стажу застосовують з 13 жовтня 2026 року — дати офіційного опублікування постанови №1246. Для заяв і пенсійних справ, які розглядали до цієї дати, не підмінюйте старі правила новими автоматично: звірте дату звернення, дату рішення ПФУ та редакцію Порядку №637, чинну на відповідний момент.

Кого стосуються зміни

1. працівників і колишніх працівників, яким потрібно підтвердити стаж за періоди до запровадження персоніфікованого обліку;
2. осіб, які втратили трудову книжку або мають у ній відсутні, виправлені, неточні чи суперечливі записи;
3. людей, чиї роботодавці ліквідовані, а документи передані до архіву або не збереглися;
4. працівників підприємств на окупованих територіях і тих, чиї кадрові документи пошкоджені або знищені внаслідок війни;
5. бухгалтерів і кадровиків, до яких працівник звертається по довідку, виписку з наказу, особовий рахунок чи відомість про зарплату.

У якій послідовності перевіряти стаж

1. Перевірте відомості у реєстрі застрахованих осіб і доступних публічних електронних реєстрах за потрібний період.
2. Якщо електронних відомостей немає, основним документом для відповідного періоду залишається трудова книжка.
3. Якщо трудової книжки або належного запису немає, зберіть інші документи про роботу, службу чи навчання, видані роботодавцем або архівом.
4. Якщо документи відсутні або не збереглися, звертайтеся до органу ПФУ для підтвердження стажу показаннями щонайменше двох свідків, які знали заявника зі спільної роботи.

Які документи тепер прямо названі

1. виписки й довідки, сформовані з інформаційних систем підприємств, установ та організацій;
2. виписки з наказів, особові рахунки та відомості на видачу заробітної плати;
3. банківські документи про рух коштів, що підтверджують зарахування зарплати або винагороди;
4. посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про виконання;
5. інші документи роботодавця, місця служби, навчального закладу або архіву, які містять відомості про періоди роботи;
6. рішення суду про встановлення періоду трудових відносин і характеру виконуваної роботи.

Чи можна подати електронний документ

Так. Оновлений Порядок прямо дозволяє подавати визначені ним документи в електронній формі з удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Перед надсиланням перевірте, щоб файл містив усі реквізити первинного документа, підпис можна було перевірити, а період роботи й дані особи збігалися з іншими доказами.

Як працюють показання свідків

1. Свідчення застосовують, коли у заявника немає документів про стаж або документи не збереглися.
2. Потрібні щонайменше двоє свідків, які знали заявника зі спільної роботи.
3. ПФУ за даними реєстру застрахованих осіб має протягом місяця допомогти встановити людей, які можуть підтвердити спільну роботу на одному підприємстві, в установі, організації, колгоспі або в одній системі в той самий період.
4. Орган ПФУ опитує таких свідків і оцінює відомості для встановлення або підтвердження спільної роботи.

Що робити, якщо документи знищені війною

Для підприємств на окупованих територіях, у районах бойових дій, а також для випадків, коли документи пошкоджені або знищені внаслідок війни, постанова передбачає окремий порядок зарахування стажу, який має визначити ПФУ за погодженням із Мінсоцполітики. Тому одного посилання на постанову №1246 для такої справи недостатньо: до подання заяви перевірте, чи затверджена й доступна відповідна процедура ПФУ, та зберіть підтвердження пошкодження або знищення документів.

Пам’ятка бухгалтеру або кадровику

1. На запит колишнього працівника перевірте архів наказів, особові рахунки, зарплатні відомості, договори й дані кадрової системи.
2. У довідці зазначайте точні дати роботи, посаду, підставу видачі та реквізити документів, з яких узято відомості.
3. Не виправляйте стару трудову книжку без належної документальної підстави; зафіксуйте розбіжність і надайте підтвердні документи.
4. Для електронної довідки використовуйте підпис, який відповідає вимогам постанови, і перевірте валідність сертифіката.
5. Залиште копію виданого документа та журнал його реєстрації, щоб відтворити підставу під час запиту ПФУ.

Типові помилки

1. Вважати, що показань одного колеги достатньо: постанова вимагає не менше двох свідків.
2. Починати зі свідків, не перевіривши реєстри, трудову книжку, документи роботодавця й архіву.
3. Надсилати скан без електронного підпису й називати його електронним документом.
4. Поширювати правила про стаж до персоніфікованого обліку на будь-які сучасні періоди, не перевіривши дані реєстру застрахованих осіб.
5. Стверджувати, що окремий воєнний механізм уже можна застосувати без перевірки процедури, яку має визначити ПФУ.