Помилка в номенклатурі податкової накладної: перевірка і РК

Знайдіть розбіжність, а не лише неправильне слово

Опис товару чи послуги належить до обов’язкових реквізитів ПН. Зіставте його з договором, замовленням, видатковою накладною, актом та фактичним постачанням. Визначте, чи це скорочення назви, описка, інша модель, інший товар або невірна послуга. Окремо перевірте кількість, одиницю виміру, ціну, ставку ПДВ і код товару чи послуги. Виправлення номенклатури не повинно приховувати реальну зміну кількості, ціни або самого предмета постачання.

Коли описка не тотожна втраті податкового кредиту

Пункт 201.10 ПКУ відокремлює помилки, які не перешкоджають ідентифікувати операцію, її зміст, період, сторони та суму зобов’язань. Це не дозвіл залишати будь-яку неправильну назву: оцінюють сукупність обставин. Для коду товару УКТ ЗЕД у цій нормі прямо встановлено виняток. Тому не поширюйте правило про несуттєву описку в назві на помилковий код. Так само сама схожість загальної суми не підтверджує, що в ПН зазначено саме поставлений товар.

Що зробити до складання РК

1. Отримайте зареєстровану версію ПН та квитанцію, перевірте її дату, номер і конкретний номер рядка.
2. Складіть коротку звірку: як зазначено в ПН, як має бути, яким первинним документом це підтверджено.
3. З’ясуйте, чи вже були РК до цієї ПН. Правильний новий номер рядка має враховувати історію, а не тільки початковий файл.
4. Визначте характер коригування: лише номенклатура або одночасно кількість/ціна. Не вибирайте код причини механічно для іншої ситуації.
5. Узгодьте з контрагентом дані та відповідального за реєстрацію, зберігши обґрунтування виправлення.

Як працює РК із причиною 104

У чинному поясненні ЗІР ДПС для зміни чи виправлення номенклатури старі показники рядка ПН обнуляють у РК зі знаком мінус. У графі 1.2 зазначають номер рядка ПН, який коригують, у графі 2.1 — код 104, у графі 2.2 — групу коригування. Правильну номенклатуру додають окремим новим рядком або рядками; їм присвоюють нові порядкові номери, яких не було в ПН, і ту саму групу коригування. Не редагуйте старий зареєстрований XML і не передавайте його як виправлену ПН: виправлення повинне мати власну належну реєстрацію.

Приклад: назву змінено, загальна сума та ПДВ — ні

Умовно в рядку 1 ПН помилково зазначено модель А замість фактично поставленої моделі Б: 10 одиниць по 1 000 грн без ПДВ, база 10 000 грн, ПДВ 20% — 2 000 грн, разом 12 000 грн. За умови незмінних кількості, ціни та ставки РК прибирає неправильний рядок на 10 000 грн бази і 2 000 грн ПДВ та додає правильний на ті самі суми з кодом 104 і спільною групою. Чиста зміна бази — 0 грн, ПДВ — 0 грн. Якщо номер 2 ще не використовувався, він може бути новим номером; після попередніх коригувань перевірте історію. Нульовий підсумок не робить РК непотрібним і не скасовує його реєстрацію.

Хто реєструє і що зберегти

Для ПН, складеної на покупця — платника ПДВ, пункт 192.1 ПКУ покладає реєстрацію на постачальника, якщо підсумок не змінює суму компенсації або збільшує її. Для зменшення суми компенсації діє інший порядок із реєстрацією покупцем; не переносіть наш нульовий приклад на таке коригування. Перевірте застосовні строки саме на дату РК, його стан у ЄРПН і квитанцію. Збережіть первинні документи, звірку помилки, ПН, РК і підтвердження реєстрації разом. Відправлення файла контрагенту не тотожне реєстрації в ЄРПН.

Типові помилки

1. Вважати будь-яку різницю у формулюванні іншим товаром або, навпаки, ігнорувати іншу модель через однакову ціну.
2. Виправляти лише назву, не перевіривши код УКТ ЗЕД чи ДКПП, одиницю виміру й кількість.
3. Обирати причину 101 тільки тому, що помилка текстова: для описаної зміни номенклатури ДПС указує 104.
4. Повторно використовувати зайнятий номер нового рядка чи різні групи для пов’язаних мінусового та плюсового рядків.
5. Після виправлення не перевірити прийняття РК і не зберегти його зв’язок із початковою ПН.

FAQ: чи потрібно обнуляти всю накладну

1. Чи треба мінусувати правильні позиції? Не через одну неправильну назву: визначте конкретний рядок і належний спосіб його коригування.
2. Чи можна зробити нову ПН замість РК? Не підміняйте цим стандартне виправлення номенклатури зареєстрованої ПН. Інші помилки, наприклад у даті чи стороні, мають інші алгоритми.
3. Чи достатньо пояснення продавця? Воно корисне для встановлення обставин, але не замінює належно складений і зареєстрований РК, коли виправлення потрібне.