Збій сервера ДПС і прострочення ПН/РК: коли штрафу не буде

Що нового пояснила ДПС

У новій чинній відповіді ЗІР №44877 ДПС окремо розглянула прострочення реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування через технічні проблеми на своєму сервері. Висновок не означає загального звільнення від штрафів: відсутність відповідальності прив’язана до офіційного визнання збою та причинного зв’язку між ним і конкретним порушенням.

Кого стосується

1. Платників ПДВ, які реєструють податкові накладні та розрахунки коригування в ЄРПН.
2. Бухгалтерів і відповідальних працівників, які надсилають ПН/РК та контролюють квитанції.
3. Платників, у яких граничний строк реєстрації припав на період підтвердженого технічного збою сервісів ДПС.
4. Підприємств і ФОП, які готують пояснення або оскаржують штраф за несвоєчасну реєстрацію.

Три способи підтвердити збій

1. Технічну або методологічну помилку чи технічний збій визнав технічний адміністратор та/або методолог електронного кабінету.
2. Існування збою підтверджено повідомленням на офіційному вебпорталі ДПС.
3. Існування збою підтверджено рішенням суду.

Що врахувати в граничний день

1. За чинним воєнним правилом електронні сервіси та приймання електронних документів від платників працюють у робочі дні з 8:00 до 20:00.
2. Операційний день ЄРПН, на який припадає граничний строк реєстрації ПН/РК, триває з 00:00 до 24:00.
3. ПН/РК, подані на реєстрацію в граничний день, можуть бути зареєстровані, а квитанція — надіслана не пізніше наступного операційного дня.

Що зберегти як докази

1. Файл ПН/РК, дату й час першого та повторних надсилань, ідентифікатор документа та всі отримані квитанції.
2. Знімки екрана з текстом помилки, датою, часом і назвою сервісу, а також журнал подій бухгалтерської програми.
3. Офіційне повідомлення ДПС про збій: URL, дату публікації та копію сторінки або повідомлення.
4. Звернення до підтримки ДПС чи постачальника програмного забезпечення та відповіді на них.
5. Внутрішню службову записку з хронологією спроб реєстрації та діями після відновлення роботи.

Алгоритм дій бухгалтера

1. Зафіксуйте точний час помилки та не видаляйте невдалу спробу відправлення.
2. Перевірте офіційний вебпортал ДПС і новини електронного кабінету на наявність повідомлення про технічний збій.
3. Повторіть надсилання після відновлення сервісу та збережіть квитанції до обох спроб.
4. Зіставте час офіційно підтвердженого збою з часом своїх спроб і граничним строком реєстрації.
5. Якщо надійшло податкове повідомлення-рішення, додайте до заперечення або скарги хронологію, квитанції, офіційне повідомлення ДПС та інші технічні докази.
6. Не заявляйте про безумовне звільнення від штрафу, якщо офіційного підтвердження збою немає.

Приклад

Підприємство надіслало ПН у граничний день, але сервіс повернув технічну помилку. ДПС опублікувала повідомлення, яке охоплює той самий проміжок часу. Бухгалтер зберіг файл ПН, журнал надсилання, скріншот помилки, офіційне повідомлення та повторно подав документ одразу після відновлення сервісу. Такий комплект допомагає підтвердити, що прострочення було спричинене саме офіційно визнаним збоєм. Якщо ж помилка виникла лише через локальний інтернет або прострочений КЕП, висновок ЗІР не дає автоматичного звільнення.

Типові помилки

1. Вважати будь-яку помилку програми або відсутність інтернету збоєм сервера ДПС.
2. Не зберегти час першої спроби, файл документа та квитанції.
3. Почекати кілька днів після відновлення сервісу й не мати пояснення цієї затримки.
4. Посилатися лише на скріншот без офіційного повідомлення ДПС або іншого передбаченого підтвердження.
5. Плутати правила роботи ЄРПН із правилами офлайн-роботи ПРРО.