Працівник оплатив ФОП у відрядженні: чи показувати виплату у 4ДФ

Що нового пояснила ДПС

10 листопада 2026 року ЗІР ДПС опублікував відповідь №44867. Податкова розмежувала дві події: працівник розрахувався з ФОП під час відрядження, а роботодавець потім компенсував працівникові документально підтверджені витрати. У такій ситуації роботодавець не відображає сплачені працівником ФОП кошти у 4ДФ до Розрахунку ЮО або у ФІЗ-4ДФ до Розрахунку ФОП/НПД.

Кого стосується

1. Юридичних осіб і ФОП, які направляють працівників у відрядження.
2. Бухгалтерів, які перевіряють авансові звіти, підтвердні документи та 4ДФ.
3. Працівників, які під час відрядження оплачують житло або переїзд ФОП власною карткою чи коштами.

Що перевірити до відшкодування

1. Звірте наказ або інший документ про відрядження, його мету, строки та маршрут.
2. Переконайтеся, що послуга пов’язана з відрядженням, а сума підтверджена розрахунковим документом і, за оплатою карткою, випискою або відомостями з рахунку.
3. Отримайте від надавача послуг документ, що підтверджує його державну реєстрацію як ФОП, як передбачає пункт 177.8 ПКУ.
4. Зафіксуйте, хто був стороною розрахунку: працівник чи безпосередньо роботодавець.
5. Відшкодування працівникові проведіть окремо від прямих платежів підприємства контрагентам.

Приклад

Працівник у відрядженні оплатив 3 200 грн ФОП за проживання, отримав належний розрахунковий документ і надав виписку за картковою операцією. Роботодавець компенсує працівникові 3 200 грн як витрати на відрядження. За відповіддю ЗІР №44867 роботодавець не показує ці 3 200 грн як виплату ФОП у своєму 4ДФ.

Типові помилки

1. Поширити висновок на пряму оплату ФОП із рахунку підприємства.
2. Не відрізнити компенсацію витрат працівникові від доходу самого працівника.
3. Відшкодувати суму без розрахункового документа або підтвердження карткової операції.
4. Не перевірити підприємницький статус надавача послуг.
5. Автоматично не показувати в 4ДФ усі платежі, пов’язані з відрядженням, незалежно від того, хто фактично платив.