ЄСВ із лікарняних, декретних і відпускних: помісячні приклади та пізнє нарахування

Умови прикладів

Перевірено 18.10.2026. Усі приклади нижче навчальні: звичайний роботодавець, основне місце, трудові відносини протягом повного відповідного місяця, ставка ЄСВ 22%, немає спеціальної ставки чи іншого винятку. Режими Дія Сіті, нефіксований час, зовнішнє сумісництво та пільгові категорії потребують окремої перевірки. Мінзарплата 2026 року — 8 647 грн; мінімальний внесок — 1 902,34 грн; максимальна місячна база — 172 940 грн.

Виплата та ЄСВ — два послідовні розрахунки

Сума лікарняних, допомоги по вагітності та відпускних спочатку має бути належно визначена за правилами відповідної виплати. Оклад одного місяця, поділений на 30, не є універсальним алгоритмом для всіх трьох ситуацій. У прикладах суми виплат уже підтверджені й задані як вихідні дані: ми обчислюємо саме ЄСВ, а не призначаємо допомогу чи визначаємо середній заробіток.

Приклад 1. Зарплата й лікарняні в одному місяці

За місяць підтверджено зарплату 5 000 грн і лікарняні, що належать до цього самого місяця, 4 000 грн. База — 9 000 грн, ЄСВ — 9 000 × 22% = 1 980 грн. Вона вища за 8 647 грн, тому у заданому випадку доплати до мінімального внеску немає. Було б помилкою порівняти з мінзарплатою лише 5 000 грн зарплати, ігноруючи лікарняні. Якщо лікарняні належать до іншого місяця, спочатку відновіть розподіл за періодами; результат цього прикладу не переноситься автоматично.

Лікарняні нарахували після закриття місяця: головний алгоритм

Якщо листок непрацездатності за вересень став готовим і лікарняні бухгалтерськи нарахували у жовтні, суму включають до Д1 або ФІЗ-Д1 за жовтень — місяць фактичного нарахування. Водночас у персоніфікованому рядку зазначають місяць і рік, на які припали дні непрацездатності. Якщо лікарняний охопив кілька місяців, суму та дні розподіляють за кожним місяцем окремими рядками.

Що зазначити в Д1 або ФІЗ-Д1

1. Оберіть Д1 для Розрахунку юридичної особи або ФІЗ-Д1 для Розрахунку ФОП чи особи, яка провадить незалежну професійну діяльність.
2. Для кожного місяця непрацездатності створіть окремий рядок і зазначте місяць та рік, якому належить виплата.
3. Покажіть календарні дні тимчасової непрацездатності саме за відповідний місяць; не складайте весь перехідний лікарняний в один рядок.
4. Застосуйте категорію застрахованої особи, що відповідає працівнику та виплаті. У роз’ясненні ДПС для звичайної ставки 22% наведено код 29, а для працівника з інвалідністю зі ставкою 8,41% — 36; спеціальні випадки перевіряйте окремо.
5. Кількість днів трудових відносин не дублюйте в кількох рядках. Якщо є зарплатний рядок, цей показник наводять у ньому; для минулих періодів діють обмеження Порядку № 4.

Чи треба виправляти вже поданий попередній місяць

Сам факт, що лікарняні нараховано після подання звіту за місяць хвороби, не робить попередній звіт помилковим. Якщо тоді виплату ще не було нараховано і звіт правильно відображав наявні дані, лікарняні показують у звіті за місяць фактичного нарахування з правильним місяцем належності. Уточнення потрібне лише коли у вже поданому звіті справді була помилка або пропущено показник, який мав бути відображений на дату його складання; це треба відокремлювати від звичайного пізнішого нарахування.

Приклад 2. Вересневий лікарняний нараховано у жовтні

Працівникові за вересень 2026 року вже було нараховано 5 000 грн зарплати. У жовтні, після готовності документів, нараховано 4 000 грн лікарняних за 10 днів вересня. У жовтневому Д1 або ФІЗ-Д1 суму 4 000 грн показують окремим рядком із місяцем належності «09.2026» і 10 днями непрацездатності. Для контролю ЄСВ вереснева база після лікарняних становить 9 000 грн: 5 000 + 4 000. За умов звичайної ставки 22% внесок із сукупної бази — 1 980 грн; раніше нараховані 1 100 грн із зарплати та 880 грн із лікарняних дають ту саму суму. Оскільки 9 000 грн перевищує мінзарплату 8 647 грн, у цих вихідних даних доплата до мінімального внеску не виникає.

Контроль перед поданням

1. Звірте місяць бухгалтерського нарахування з періодом, якому належать дні непрацездатності: це два різні реквізити.
2. Підсумуйте зарплату, лікарняні та інші виплати за належний місяць для перевірки мінімальної й максимальної бази ЄСВ.
3. Перевірте, чи не було вже відображено додаткову базу до мінзарплати за цей місяць; після пізнього нарахування потрібен коректний підсумковий контроль, а не подвійна доплата.
4. Не дублюйте дні трудових відносин і не переносіть усі дні перехідного лікарняного в один місяць.
5. Збережіть розрахунок розподілу, документ про непрацездатність і бухгалтерську довідку, за якою здійснено пізнє нарахування.

Приклад 3. Розподіл декретних за днями

Умовно належно нараховано 37 800 грн допомоги за 126 календарних днів з 1 жовтня 2026 року до 3 лютого 2027 року включно. Середньоденний розмір для розподілу вже нарахованої допомоги: 37 800 ÷ 126 = 300 грн. Це не розрахунок допомоги з окладу. Розподіл днів: жовтень 31, листопад 30, грудень 31, січень 31, лютий 3; разом 126.

Декретні в Д1: як не зсунути місяці

Період Розрахунку визначає, коли допомогу нараховано, але не замінює місяці, до яких належать її частини. Чинний Порядок № 4 вимагає показувати допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами окремими рядками: у полі відповідного місяця — лише суму, що припадає на цей місяць. Для однієї застрахованої особи дозволено кілька записів за поточні, майбутні й минулі періоди. Тому допомогу, нараховану в жовтні 2026 року за період з 1 жовтня 2026 року до 3 лютого 2027 року, не потрібно «зсувати» всю в жовтень: створіть окремі рядки 10.2026, 11.2026, 12.2026, 01.2027 і 02.2027 із відповідними частинами суми та днями. Для юридичної особи це Д1 місячного Розрахунку; ФОП або НПД використовує належний ФІЗ-Д1 квартального пакета й ті самі правила персоніфікованих рядків. Перед відправленням звірте три контролі: 31 + 30 + 31 + 31 + 3 = 126 днів; 9 300 + 9 000 + 9 300 + 9 300 + 900 = 37 800 грн; календарні межі кожного рядка відповідають документу. Код категорії застрахованої особи, ставка, мінімальна й максимальна база залежать від статусу працівниці та відповідного місяця; їх не копіюють автоматично зі звичайного зарплатного рядка.

Що перевірити після розподілу допомоги

ЗІР ДПС пояснює послідовність: загальна допомога ділиться на кількість її днів; денна частина множиться на дні відповідного місяця; далі застосовують ставку й перевіряють місячну базу. У перших трьох рядках прикладу частини самі перевищують мінзарплату 2026 року. Для січня та лютого 2027 року потрібні чинні тоді межі й усі інші нарахування. Зокрема 198 грн за три дні не можна назвати остаточним внеском за весь лютий без перевірки мінімальної бази, повернення до роботи та інших умов.

Приклад 4. Відпускні за два місяці

У жовтні 2026 року нараховано зарплату за жовтень 5 000 грн і підтверджені відпускні 6 000 грн: із них 2 000 грн належать жовтню, 4 000 грн — листопаду. Жовтнева база — 7 000 грн. Фактичний ЄСВ 1 540 грн доповнюється на 362,34 грн: (8 647 − 7 000) × 22%, разом 1 902,34 грн. На листопадову частину спершу обчислено 4 000 × 22% = 880 грн. Не додавайте всі 6 000 грн до жовтня, щоб штучно уникнути доплати.

Місяць бази не тотожний місяцю сплати

ДПС 28.09.2026 підтвердила: ЄСВ з відпускних за поточний і майбутній періоди розраховують за кожним періодом окремо, але сплачують з усієї нарахованої суми у місяці нарахування. У нашому прикладі контроль обчислених сум на цьому етапі — 1 902,34 + 880 = 2 782,34 грн. Коли в листопаді з’явиться решта зарплати чи інших належних нарахувань, листопадову базу перевіряють у сукупності; 880 грн не є універсальним остаточним внеском за листопад.

Робоча звірка бухгалтера

1. Запишіть документ, вид виплати, період нарахування та місяць, якому належить кожна частина.
2. Звірте суму частин із загальною виплатою, а кількість днів — із підтвердженим періодом.
3. Додайте належні зарплатні та інші виплати за кожен місяць; не переносіть базу лише за датою банківської виплати.
4. Перевірте ставку, основне місце, мінімум, максимум і винятки саме відповідного періоду.
5. Розділіть фактичний внесок та можливу додаткову базу. Не вгадуйте майбутню доплату без усіх даних.
6. Зіставте розрахунок, сплату й чинний Д1 або ФІЗ-Д1 для своєї категорії. Номери граф і коди цей приклад не задає.

FAQ

1. Чи ЄСВ зменшує виплату працівнику? У звичайному випадку це окреме нарахування роботодавця.
2. Чи можна всі декретні порівняти з максимумом одного місяця? Ні, спочатку потрібен помісячний розподіл.
3. Чи застосовувати мінімум 2026 року до січня 2027-го? Ні, перевірте належний рік і місяць.
4. Чи досить перевірити лише відпускні? Ні, у місячній базі враховують і решту належних нарахувань.