Зміна істотних умов праці під час воєнного стану: строк повідомлення та дії роботодавця

Кого стосується роз’яснення

Матеріал потрібен роботодавцям, кадровикам і бухгалтерам, які під час воєнного стану змінюють систему або розмір оплати, пільги, режим роботи, встановлюють чи скасовують неповний робочий час, суміщення професій або змінюють інші істотні умови праці без зміни трудової функції працівника. 14 жовтня 2026 року Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці оприлюднило нове роз’яснення щодо такого оформлення.

Який строк повідомлення діє

Частина друга статті 3 Закону №2136-IX встановлює спеціальне правило на період воєнного стану: повідомити працівника про зміну істотних умов праці та умов оплати праці потрібно не пізніше ніж до запровадження нових умов. Це відрізняється від загального правила частини третьої статті 32 КЗпП про повідомлення за два місяці.

Спочатку відрізніть зміну умов від переведення

Коли можливе переведення без згоди

За частиною першою статті 3 Закону №2136-IX роботодавець може перевести працівника на не обумовлену трудовим договором роботу без його згоди лише для відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших обставин, що загрожують життю або нормальним життєвим умовам людей. Робота не має бути протипоказана за станом здоров’я; переведення не допускається до місцевості, де тривають активні бойові дії; оплата за виконану роботу не може бути нижчою за середній заробіток за попередньою роботою.

Покроковий алгоритм для роботодавця

1. Зафіксуйте, які саме організаційні або виробничі зміни відбуваються і чому без них неможливо зберегти попередні умови.
2. Зіставте старі й нові умови для кожної посади: оплату, графік, режим, пільги, навантаження та інші фактичні зміни.
3. Перевірте колективний і трудові договори, положення про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші локальні акти.
4. Видайте наказ із підставою, переліком змін, колом працівників і датою запровадження. Не встановлюйте дату раніше повідомлення.
5. Повідомте кожного працівника до запровадження умов і збережіть доказ вручення або погодженого електронного обміну.
6. Зафіксуйте згоду або відмову. За потреби оформіть зміни до кадрових і зарплатних налаштувань лише з визначеної дати.
7. Перед можливим звільненням перевірте фактичні підстави, документи та розрахунок виплат окремим юридичним проходом.

Що робити у разі відмови працівника

Якщо попередні істотні умови не можна зберегти, а працівник не погоджується продовжувати роботу в нових умовах, трудовий договір може бути припинено за пунктом 6 статті 36 КЗпП. Стаття 44 КЗпП передбачає у такому разі вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку. До наказу про звільнення збережіть підтвердження реальних змін, повідомлення, позицію працівника та розрахунок належних сум.

Оплата праці: що не можна втратити

1. Новий розмір зарплати не може бути нижчим за державні мінімальні гарантії для фактично виконаної норми праці.
2. Зниження або перебудова виплат мають випливати з підтверджених організаційних змін, а не бути покаранням конкретного працівника.
3. Однакові правила застосовуйте послідовно: вибіркове погіршення умов без об’єктивної підстави створює ризик дискримінації.
4. Синхронізуйте дату кадрового наказу, табелювання, зарплатних налаштувань і первинних документів, щоб перехід не розділив один розрахунковий період помилково.

Типові помилки

1. Повідомити працівника після того, як нові умови вже застосовано.
2. У наказі написати лише «у зв’язку з воєнним станом» без опису конкретних змін в організації виробництва і праці.
3. Змінити посаду або трудову функцію під виглядом нового графіка чи оплати.
4. Покладатися на усне повідомлення без доказу дати й змісту.
5. Автоматично вважати, що воєнний стан дозволяє зменшити зарплату нижче законних гарантій.
6. Припинити договір за пунктом 6 статті 36 КЗпП без зафіксованої відмови або без доказу неможливості зберегти попередні умови.

Чекліст перед датою змін

1. Підстава змін описана документально, а не лише загальною згадкою про воєнний стан.
2. Правильно визначено процедуру: зміна істотних умов, переведення, переміщення або інша кадрова дія.
3. Наказ і повідомлення містять однакові умови та дату.
4. Працівник отримав повідомлення до початку нових умов.
5. Кадровий облік, табель і зарплатні налаштування готові працювати з визначеної дати.
6. Для відмови та звільнення перевірено підставу, вихідну допомогу й остаточний розрахунок.