Е-лікарняний не відобразився: чому не можна одразу звільняти за прогул

Що сталося

3 листопада 2026 року Південно-Східне міжрегіональне управління Держпраці оприлюднило практичний випадок: працівниця оформила е-лікарняний для догляду за дворічною дитиною, але роботодавець заявив, що не бачив документа, і звільнив її за прогул. Після звернення до інспектора наказ скасували, працівницю поновили, лікарняний оплатили, а дні недопуску до роботи компенсували. Це не судове рішення й не нова норма, а свіжа офіційна правозастосовна позиція Держпраці.

Чому фрази «не бачили в системі» недостатньо

1. Е-лікарняний формується в Електронному реєстрі на підставі медичного висновку й надходить до кабінету страхувальника, з яким особа перебуває у трудових відносинах.
2. Пошук у кабінеті ПФУ потребує заповнення обох полів періоду — «Дата початку ЛН З» і «Дата початку ЛН ПО»; порожній або неправильний діапазон може дати хибний результат.
3. Працівник або страхувальник може сформувати витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності за номером листка, номером випадку або періодом.
4. Відсутність документа може бути пов’язана з помилками персональних даних, повідомлення про прийняття, звітності або відомостей про трудові відносини — це треба з’ясувати, а не прирівнювати до прогулу.

Алгоритм роботодавця до наказу

1. Зафіксуйте відсутність працівника, але не визначайте її одразу як прогул без поважної причини.
2. Зв’яжіться з працівником доступним узгодженим каналом і письмово запросіть пояснення та номер е-лікарняного або витяг з Реєстру.
3. Увійдіть до кабінету страхувальника на порталі ПФУ та виконайте пошук у розділі «Листки непрацездатності», зазначивши повний потрібний період.
4. Перевірте статус листка, період непрацездатності, дані страхувальника й вид причини; за потреби сформуйте витяг з ЕРЛН.
5. Якщо листка немає, звірте повідомлення про прийняття, подані відомості про трудові відносини, персональні дані та звітність; запропонуйте працівнику перевірити дані у власному кабінеті й у лікаря.
6. Лише після збирання та оцінки всіх доказів вирішуйте питання про дисциплінарну процедуру. Зберігайте журнали пошуку, листування, пояснення та витяги.

Що означає лікарняний для догляду за дитиною

Закон №1105-XIV прямо відносить догляд за хворою дитиною до страхових випадків тимчасової непрацездатності. Для догляду за дитиною віком до 14 років допомога надається з першого дня, за загальним правилом — не більш як за 14 календарних днів, а за стаціонарного лікування — за весь час перебування з дитиною у стаціонарі. У конкретній кадровій ситуації звіряйте період і статус сформованого листка, а не лише повідомлення працівника.

Звільнення за прогул: що потрібно довести

Пункт 4 частини першої статті 40 КЗпП дозволяє звільнення за прогул лише за відсутності без поважних причин. Крім того, КЗпП за загальним правилом не допускає звільнення з ініціативи роботодавця в період тимчасової непрацездатності, крім прямо визначених законом винятків. Тому роботодавцю потрібно встановити не тільки факт відсутності, а й відсутність поважної причини та дотримання всіх обмежень і процедур. Наявний е-лікарняний руйнує ключову передумову для кваліфікації днів як прогулу.

Як діяти, якщо документ не формується

1. Працівник перевіряє в кабінеті ПФУ персональні дані та за потреби подає анкету для їх актуалізації.
2. Роботодавець звіряє повідомлення про прийняття, дані про трудові відносини та своєчасність і правильність звітності.
3. За зміни посади перевіряють коректне відображення кадрової події, а для тривалих соціальних відпусток — дані додатка Д5.
4. Працівник просить лікаря перевірити паспортні дані та реєстраційний номер у медичному висновку.
5. До завершення перевірки не видавайте наказ за прогул лише через технічну відсутність запису.

Чекліст для кадровика й бухгалтера

1. Є підтверджена дата і час кожної перевірки кабінету ПФУ.
2. Пошук виконано за правильним початковим і кінцевим періодом.
3. У працівника запитано пояснення та номер листка або витяг з ЕРЛН.
4. Звірено повідомлення про прийняття, персональні дані та відомості про трудові відносини.
5. Перевірено вид і період непрацездатності та статус листка.
6. Кадрове рішення не прийнято до оцінки поважної причини й обмежень статті 40 КЗпП.
7. Якщо наказ уже видано помилково, ризик не приховується: питання скасування наказу, поновлення й належних виплат вирішується документально.

Типові помилки

1. шукати лікарняний без дат або за неправильним періодом і вважати нульовий результат остаточним;
2. ігнорувати витяг з ЕРЛН, який надав працівник;
3. складати акти про прогул без запиту пояснень і перевірки поважної причини;
4. плутати статус «Закритий» зі статусом «Готово до сплати» та робити кадрові висновки зі статусу фінансування;
5. не перевіряти власні помилки у повідомленні про прийняття або звітності;
6. вважати, що технічна помилка порталу переносить правовий ризик із роботодавця на працівника.