Якщо роботодавець купує воду, каву й чай для вільного загального споживання працівниками та відвідувачами, ДПС не вважає їх вартість персональним доходом окремого працівника. Персональне відшкодування витрат або індивідуально надане благо потрібно оцінювати окремо.
Що нового роз’яснила ДПС
6 листопада 2026 року ДПС опублікувала роз’яснення про воду, каву й чай, які роботодавець купує для офісу. Ключова умова — напої доступні для загального споживання, а їхню вартість неможливо пов’язати з конкретною людиною. У такій ситуації ДПС не бачить персонального доходу працівника та об’єкта оподаткування ПДФО; працівнику не потрібно подавати річну декларацію лише через користування такими напоями.
Кого стосується висновок
Роз’яснення корисне роботодавцям, які централізовано закуповують питну воду, чай, каву, цукор або подібні товари для спільної офісної зони. Воно не встановлює неоподатковувану норму на одну людину й не дозволяє назвати будь-яку персональну виплату «офісними витратами». Вирішальне значення мають загальний доступ і відсутність персоніфікованого отримувача.
Загальне споживання чи персональне благо
| Ситуація | Податковий орієнтир |
|---|---|
| Кава, чай і вода стоять у спільній зоні та доступні працівникам і відвідувачам | ДПС не визначає персональний дохід окремого працівника |
| Роботодавець повертає конкретному працівнику його особисті витрати на каву | Потрібна окрема оцінка; компенсація може бути додатковим благом |
| Працівнику регулярно видають індивідуальний набір або сертифікат | Перевірте одержувача, вартість і правила оподаткування саме цього негрошового доходу |
Що оформити бухгалтеру
- Закріпіть у внутрішньому рішенні мету закупівлі: забезпечення офісу напоями для загального користування, а не персональна винагорода працівникам.
- Зберігайте рахунки, чеки або накладні постачальника й документ про оприбуткування та використання товарів за обліковою політикою підприємства.
- Не ведіть штучний персональний облік чашок. Водночас не приховуйте під загальною закупівлею фактичну видачу конкретним особам.
- Відокремлюйте компенсації працівникам, подарункові набори, харчування за персональним замовленням та інші індивідуальні блага — для них готуйте окремий податковий висновок.
- Періодично звіряйте фактичне використання із внутрішніми документами та бухгалтерським обліком.
Практичний приклад
Компанія придбала для кухні дві упаковки кави, чай і бутильовану воду. Ними без обліку за прізвищами користуються 30 працівників та відвідувачі. За підходом ДПС вартість не розподіляють між працівниками як їхній персональний дохід. Інша ситуація: компанія щомісяця повертає одному працівнику 800 грн за каву, яку він купує для себе. Таку компенсацію не можна автоматично прирівняти до загального офісного споживання; її оцінюють як можливе додаткове благо.
Типові помилки
- Розподілити всю вартість офісної кави між працівниками лише за кількістю штатних одиниць, хоча персонального споживання не фіксують.
- Не оподатковувати персональне відшкодування тільки тому, що в призначенні платежу написано «кава для офісу».
- Вважати роз’яснення універсальним для безоплатного харчування, сертифікатів, доставки обідів або індивідуальних продуктових наборів.
- Не зберігати первинні документи та не пояснювати господарську мету закупівлі у внутрішніх документах.
- Змішувати висновок про дохід працівника з бухгалтерським і податковим обліком витрат роботодавця: це різні питання.
Що перевірити перед остаточним проведенням
Переконайтеся, що закупівля справді призначена для спільної офісної зони, одержувачі не визначені, а документи відповідають фактичному використанню. Якщо можна встановити конкретного отримувача або роботодавець компенсує його особисті витрати, визначте вид доходу, форму надання, базу ПДФО, військового збору та питання ЄСВ окремо. Не переносіть висновок про загальні напої на іншу модель без аналізу.
Увійдіть до iFin, щоб застосувати ці рекомендації у своїй роботі.
Увійти в iFinДжерела та корисні посилання
Опубліковано 6 листопада 2026 р.. Останнє оновлення: 6 листопада 2026 р.. Матеріал описує робочий процес. Для конкретної операції звіряйте чинні норми та актуальну інструкцію сервісу. Редакційні принципи