Працівник-нерезидент: як перевірити статус і нарахувати податки

Межі цієї інструкції

Матеріал станом на 16 жовтня 2026 року стосується фізичної особи та звичайного трудового доходу з джерелом походження в Україні. Він не замінює аналіз гіг-контракту, винагороди іноземному підприємцю, віддаленої роботи з іншої держави чи доходу іноземної юридичної особи. Для таких ситуацій можуть відрізнятися джерело доходу, правила договору й обов’язки в іншій країні.

Послідовність перевірки резидентства за ПКУ

Які відомості зібрати роботодавцю

1. Ідентифікаційні дані для зарплатного обліку й звітності та документи, що підтверджують особу.
2. Умови трудового договору: де фактично виконується робота, який дохід виплачується і хто його виплачує.
3. Відомості про постійне проживання та зв’язки, які потрібні для обґрунтованого податкового висновку.
4. За наміру застосувати договір — належну довідку про резидентство іншої країни, переклад і оформлення відповідно до вимог ПКУ та договору.
5. Окреме кадрове підтвердження законності працевлаштування; податкова довідка не замінює документів щодо права на працю.

Податки зі звичайної зарплати

За загальним режимом станом на зазначену дату застосовують ПДФО 18% та військовий збір 5%; роботодавець виконує обов’язки податкового агента. ЄСВ є окремим нарахуванням роботодавця, а не утриманням із зарплати працівника. Сам факт нерезидентства не означає, що внесок можна не нараховувати. Для ЄСВ перевіряйте статус застрахованої особи, вид договору, відповідну ставку, базу та спеціальні міжнародні правила, якщо вони застосовні.

Приклад без договірного звільнення

Працівникові за роботу в Україні нараховано 30 000 грн звичайної зарплати. Припускаємо, що немає податкової пільги, спеціального режиму чи договірного звільнення, а ЄСВ нараховується за загальною ставкою 22% без коригування бази. ПДФО: 30 000 × 18% = 5400 грн; військовий збір: 30 000 × 5% = 1500 грн; до виплати: 23 100 грн. ЄСВ роботодавця — 6600 грн, загальні витрати за цими умовами — 36 600 грн. Паспорт іншої держави не змінює цю арифметику сам собою.

Коли потрібен міжнародний договір

Не застосовуйте пільгову ставку або звільнення лише зі слів працівника. Перевірте конкретну країну, вид доходу, положення про найману працю, фактичне місце роботи та документи за статтею 103 ПКУ. Правило 183 днів у договорі має власні умови й не є автоматичним звільненням будь-якої зарплати. Висновок щодо ПДФО не переноситься без окремої правової підстави на військовий збір або ЄСВ.

Що відобразити у робочій довідці

Запишіть факти, використані критерії, джерела документів, висновок щодо оподаткування й дату його перегляду. При зміні місця роботи, країни проживання чи умов договору перевірте висновок знову. У зарплатній звітності звірте особу, вид доходу, податки та внесок за правилами чинної форми. Резидентство фізичної особи не перетворює її зарплату на виплату іноземній компанії та не обґрунтовує автоматичне заповнення звітності щодо юридичних осіб-нерезидентів.

Типові помилки

1. Визначати статус лише за громадянством або тривалістю поїздки.
2. Використовувати старі 1,5% військового збору для звичайної зарплати 2026 року.
3. Утримувати ЄСВ із суми працівника замість окремого нарахування роботодавця.
4. Вважати дозвіл на працю підтвердженням податкового резидентства.
5. Обіцяти валютну виплату лише тому, що працівник — іноземець: валютні й трудові правила перевіряють окремо.
6. Застосовувати звільнення за договором без перевірки всіх його умов та підтвердних документів.